Эффективность делает людей успешными, конкурентоспособными. Отличный инструмент для исследования того, насколько эффективно вы используете рабочее время, - фотография рабочего времени, другими словами ее еще называют хронометраж. Что это за инструмент, как им пользоваться и какие он приносит результаты - читайте в статье.

Что такое фотография рабочего времени?

Это способ исследования, при котором сплошному измерению подвергается целый рабочий день или определенный промежуток времени. Благодаря такому наблюдению можно получить информацию о том, чем занят сотрудник, группа сотрудников или бригада в течение рабочего дня. Наблюдение ведет специалист, также подобное исследование можно проводить и самостоятельно. Фиксации подвергаются тотально все действия, как относящиеся к работе, так и отвлечения, перекуры, и так далее.

Среди сотрудников, которые увлекаются тайм-менеджментом и осознают важность рационального использования времени, это популярный инструмент. Более того, если вас интересует вопрос о том, как оптимизировать рабочее время, фотография рабочего времени станет первым шагом. Управлять можно только тем, что измеряется. Нередко только наблюдение, даже без внесения изменений в рабочий день, уже приводит к росту эффективности.

Цели

Этот метод преследует ряд целей. Одна из самых важных - выявление потерь времени в течение рабочего дня. Следующая - определение причин потерь времени и разработка системы мероприятий, которая позволит работать более эффективно. Фотография рабочего времени позволяет разрабатывать нормативы по времени для рабочих процессов, перенимать организационный опыт у наиболее успешных сотрудников и обучать ему других людей для достижения высоких результатов.

Особенно ценными такого рода исследования становятся, когда решается вопрос о расширении или сокращении штата, перераспределении обязанностей.

Если вы хотите обсудить со своим руководителем повышение оплаты вашего труда или поиск помощника, составленная самостоятельно индивидуальная фотография рабочего времени станет отличной доказательной базой. У вас будут весомые аргументы, руководитель отнесется к вашим предложениям более серьезно, если подготовиться подобным образом.

Проведение фотографии рабочего времени

Несмотря на то что в названии процедуры присутствует слово «фотография», ничего из фотографической техники не потребуется. Достаточно только бумаги и ручки. Для упрощения задачи разработаны готовые бланки с образцами заполнения. Их можно найти в правовых системах типа «Консультант». Форму можно разработать и самостоятельно или обойтись обыкновенной таблицей.

Одного дня не всегда бывает достаточно, поэтому наблюдение может вестись несколько дней.

Весь процесс можно разделить условно на три этапа: подготовительный, процесс наблюдения, обработка результатов. На подготовительном этапе составляют и заполняют бланки, на этапе наблюдения ведется запись, на этапе обработки результатов подсчитывают, сколько времени занимает тот или иной вид работы, анализируется эффективность, делаются выводы.

Подсчет результатов

• Работы по подготовке и завершению (запуск оборудования, подготовка нужных инструментов, выключение оборудования, уборка рабочего места).
• Организационные вопросы.
• Время, использованное на непосредственное выполнение обязанностей.
• Перерывы на отдых и обед.

Можно выделить более мелкие группы, если это целесообразно для конкретного исследования. Затем рассчитывается коэффициент, показывающий эффективность или неэффективность рабочего дня сотрудника.

Бланк для хронометража

В бланке обязательно должна быть «шапка», куда вносится информация о ФИО и специальности сотрудника, предприятии, на котором ведется исследование, дате и времени проведения анализа.

Затем должна быть таблица. Первая колонка - это порядковый номер, затем столбик для наименования выполняемой работы. В третьей колонке отмечается промежуток времени, со скольки и до скольки выполнялась работа. В четвертой колонке подсчитывается сумма затраченного на работу времени. Можно добавить колонку для примечаний.

Основные виды исследования

Наблюдать могут за одним сотрудником, тогда это будет индивидуальная фотография. Могут наблюдать за группой или бригадой, тогда это будет групповая или бригадная фотография.

Если наблюдение ведется на протяжении всего рабочего дня, то такая фотография называется классической. Можно подвергать фиксации не весь день, а только его отдельные моменты.

Еще одно деление уже упоминалось выше. Наблюдать может специалист, или фотографированием рабочего дня можно заниматься самостоятельно. При использовании стороннего наблюдателя можно столкнуться с негативной реакцией сотрудников. Они могут отказаться работать под наблюдением или, наоборот, начать работать быстрее и больше, чем обычно, что приведет к неверным данным по временным затратам.

Могут быть проведены исследования и при помощи видеоаппаратуры. С одной стороны, это позволяет получить объективную информацию, с другой - не каждое действие можно четко разграничить, наблюдая за ним лишь со стороны, без комментариев лица, выполняющего работу.

Психологическая подготовка

Исследование того, как сотрудниками используется рабочее время - фотография рабочего времени, простой технически, но сложный психологически способ. Сотрудники воспринимают такие исследования как попытку следить за ними, ухудшить условия труда, выявить недостатки и наказать.

Поэтому важно уделить внимание предварительным разъяснениям важности подобного изучения. Серьезное влияние оказывает Если люди работают в атмосфере доверия и доброжелательности, то охотно пойдут навстречу всему, что поможет сделать организацию более эффективной и конкурентоспособной. Если же, наоборот, для коллектива характерно недоверие, постоянные наказания, то получить достоверную информацию, которая действительно даст результаты, будет крайне сложно.

Важно выстроить систему мотивации, при которой сотрудникам было бы выгодно работать наиболее эффективно.

Разбираем пример

Не для всякого сотрудника возможно составить точный хронометраж рабочего дня. Сложнее всего проводить его у сотрудников, занятых на управленческих должностях, особенно сложна фотография рабочего времени бухгалтера. Проще с теми специалистами, у которых операции имеют четкие границы и отличительные признаки. Как правило, это рабочие специальности.

Давайте рассмотрим пример. Сотрудник занимает должность менеджера в корпоративном отделе. Перед вами фотография рабочего времени (образец):

• Начало рабочего дня - 9-00.
• Подготовка (загрузка компьютера, подготовка документов) - 9-10.
• Планерка - 9-15.
• Телефонный разговор с ключевым клиентом - 9-30.
• Проверка электронной почты - 9-42.
• Подготовка договора для клиента - 9-53.
• Перекур - 10-37.
• Подготовка презентации нового продукта для клиента - 10-57.
• Обед - 14-05.
• Стажировка нового сотрудника - 14-58.
• Перекур - 16-15.
• Обзвон клиентов - 16-30.
• Завершение дня (уборка рабочего стола, выключение компьютера) - 17-55.
• Уход домой - 18-00.

Кому нужна такая информация?

В первую очередь заинтересованными лицами являются руководители и собственники компании, которые хотят понять, насколько оптимально загружен персонал, эффективно ли используются трудовые ресурсы компании.

Сотрудники отдела по работе с персоналом, кадровые службы тоже нуждаются в подобных исследованиях, чтобы составлять выполнимые должностные инструкции, подбирать именно то количество сотрудников, которое необходимо в организации, проводить исследовательскую работу.

Ответственные сотрудники и сами заинтересованы в том, чтобы рабочий день был использован эффективно, без простоев и авралов, не создавались ситуации с переработками или работой, взятой на дом.

Теперь вы знакомы с методикой, которая позволяет оценить, эффективно ли используется рабочее время (фотография рабочего времени). Попробуйте применить метод на практике, вы найдете большое количество резервов, увидите, как работать оптимально. Благодаря такому подходу можно превратиться в одного из самых продуктивных работников компании, а это обязательно увидят и оценят по достоинству.

Фотография рабочего времени - пример заполнения этого документа вы найдете в нашей статье. А кроме того, узнаете о его назначении и технологии составления, кому и когда он может понадобиться.

Фотография рабочего времени: карта или процедура

Под термином «фотография рабочего времени» (ФРВ) принято понимать форму наблюдений и замеров всех затрат рабочего времени работника за определенный период.

В более широком смысле этот термин имеет двойственное значение. С одной стороны, это документ, представляющий собой точную поминутную хронологию действий работника в течение рабочего дня. Например, в виде заполненной карты наблюдений.

С другой — это мероприятие, позволяющее:

• получить полную картину о рабочем времени и его непроизводительном использовании;
• провести анализ полученной информации;
• осуществить комплекс мер по оптимизации рабочего времени.

Первый пункт, пожалуй, самый затратный в физическом и психологическом плане. Для его реализации потребуются усилия обеих сторон трудового договора.

Изучайте права и обязанности сторон трудового договора с помощью статей нашего сайта:

• ;
• .

Работодателю потребуется:

• организовать технический регламент процедуры ФРВ (определить специалистов для проведения фотографии, назначить календарные границы мероприятия, обозначить категории сотрудников, чьи трудовые функции будут фиксироваться, и др.);
• провести с работниками разъяснительную работу о задачах и целях процедуры, чтобы при ее осуществлении не пострадал трудовой процесс, а психологический настрой работников не повлиял на их работоспособность.

Работникам придется смириться с тем, что за ними будут наблюдать и каждое их действие фиксироваться.

Исключить психологический дискомфорт помогает применение такого вида ФРД, как самофотография. О ней речь пойдет в следующем разделе.

Самофотография рабочего времени

Самофотография рабочего времени (СРВ) призвана решать те же задачи, что и ФРД, но для ее осуществления не требуется дополнительное привлечение специалистов-наблюдателей. СРВ выполняет сам работник.

Существуют 2 способа ее проведения:

• с перечнем элементов труда и затрат рабочего времени;
• без указанного перечня.

Каждый способ предназначен для решения определенного круга задач. Так, первый способ целесообразно применять в случаях, когда необходимо исследовать рабочее время в крупных масштабах, например в целом по предприятию.

Второй способ удобен на предварительном этапе исследования организации труда незначительных по численности групп работников структурных подразделений (участков, отделов и др.).

Его отличительные признаки:

• позволяет наиболее полно изучить трудозатраты исследуемых групп работников;
• отличается малой трудоемкостью.

При этом его применение ограничено из-за наличия ряда недостатков:

• невозможно зафиксировать весь объем потерь рабочего времени;
• возникают сложности при группировке затрат рабочего времени.

Фиксировать полученную при СРВ информацию можно разными способами. К примеру, работнику предлагается заполнять дневник наблюдений, в котором он обязан последовательно на регулярной основе отражать все без исключения выполняемые действия и затраты времени на них.

Возможна и иная форма фиксации. Работнику выдается заранее подготовленный наблюдательный лист, в котором уже перечислены виды работ и затраты труда (в виде индекса или шифра). Работнику придется предварительно изучить его и откорректировать с учетом специфики своей работы: отметить те функции, которые не относятся к его работе, и добавить неучтенные.

Важно! Для повышения эффективности исследования потерь рабочего времени с помощью СРВ ее проведение рекомендуется сочетать с иными исследовательскими методами (анкетированием, опросами, моментальными наблюдениями и др.).

Групповая и бригадная фотография рабочего времени

Описанные выше виды ФРВ можно отнести к разряду индивидуальных. Результаты наблюдений за структурой и затратами времени отдельного работника, сделанные им самим или специальным наблюдателем, обобщаются по группам и анализируются.

Если же требуется выявить потери рабочего времени на участке или в бригаде (в том числе установить трудовую взаимосвязь исполнителей), могут применяться такие ФРВ, как групповая или бригадная.

Групповая ФРВ

Групповая ФРВ применяется при наблюдениях за группой работников, не объединенных выполнением общего производственного задания.

Ее сущность заключается в том, что наблюдатель обходит рабочие места через определенные промежутки времени (от 3 до 10 минут) и фиксирует результаты наблюдений в специальных карточках.

Временные интервалы при этом зависят от количества работников в исследуемой группе:

• 3 мин. — при группе от 3 до 5 человек;
• 5 мин. — при группе до 10 чел.;
• 10 мин. — если группа превышает 10 чел.

Пример заполнения наблюдательного листа групповой ФРВ:

Время (в часах и минутах)	Номер рабочего
До начала смены

где: РР — регламентные работы по наладке станка;

ПЗ — получение задания;

РН — разговор с начальником смены;

ПП — поздний приход на работу;

ИЗ — изучение задания;

УЗ — установка заготовки в станок.

Шифры для кодировки операций разрабатываются заранее и корректируются наблюдателем в процессе ФРВ по мере необходимости.

Бригадная ФРВ

Бригадная ФРВ используется для исследования рабочего времени при исполнении трудовых функций группой работников, связанных единым производственным заданием.

Бригадная ФРВ позволяет:

• выявить потери рабочего времени;
• исследовать бригадное разделение труда и кооперацию;
• изучить согласованность действий членов бригады;
• определить уровень загрузки каждого члена бригады;
• рассчитать оптимальную численность бригады.

Итоги

Фотография рабочего времени помогает выявить временные потери в процессе выполнения работниками трудовых функций, исследовать структуру рабочего времени, изучить опыт передовиков производства, разработать оптимальные нормы времени, выяснить причины невыполнения нормативных заданий и многое другое.

Для точного определения пунктов должностной инструкции, анализа загруженности, а также эффективности работы любого сотрудника, может использоваться фотография рабочего дня. Пример заполнения вы найдёте ниже в этой статье.

Известно, что все трудовые ресурсы должны работать с максимальной эффективностью. Для каждый его механизм должен работать как часы. И если обычному линейному персоналу нужно соблюдать установленные нормы времени, то как проследить за работой инженерно-технического звена?

Способ отследить загруженность работника

Эту задачу можно решить, используя

Данный инструмент позволит понять, есть ли у рабочего свободное время, или он полностью отдаётся трудовому процессу. Но даже если он не имеет ни минуты отдыха, используя приведённый далее пример заполнения фотографии рабочего дня, можно запросто определить, каков у него коэффициент полезного действия.

Как составить и кто этим должен заниматься?

Можно использовать либо собственных нормировщиков, которые есть на всех крупных предприятиях, либо воспользоваться услугами частных компаний по нормировке и стандартизации. Однако выполнять какую-либо работу своими силами всегда дешевле, тем более что разобраться в этом вопросе, используя пример заполнения фотографии рабочего дня, приведенный ниже, не составляет труда.

Для тех, кто хочет пронормировать бухгалтера, инженера или любого другого сотрудника, следует перед фотографией ознакомиться с должностной инструкцией, распорядком рабочего дня, а также основными направлениями работы.

Делать это нужно для того, чтобы человек, подлежащий исследованию, не смог ввести нормировщика в заблуждение. Ведь смысла у замеров, при которых рабочий специально замедляет или останавливает рабочий процесс, просто нет.

При составлении можно ориентироваться на утверждённые общегосударственные нормы

Перед тем, как использовать пример заполнения фотографии рабочего дня, приведённый далее, стоит познакомиться с разработанными и утверждёнными нормами на выполнение тех или иных работ. Хотя на сегодняшний день есть некоторые нормы, которые действуют ещё со времён Советского Союза. Конечно, на общее время ориентироваться не нужно, но поочередность действий, состав работ и использование вспомогательных материалов очень пригодятся при формировании новых замеров.

Рассмотрим конкретный пример заполнения фотографии рабочего дня:

			Должность
		Иванова Анжелика Евгеньевна	бухгалтер
Рабочий день		Начало дня	Завершение дня
Понедельник
Фотография рабочего дня
	Наименование процесса			Продолж., мин	Индекс процесса
	Открыть кабинет, включить компьютер, подготовить рабочее место
	Открыть программу 1С, выгрузить и распечатать документы по сделке
	Подготовить документы для начисления заработной платы
	Согласовать суммы по заработной плате с главным бухгалтером
	Произвести в программе 1С
	Обеденный перерыв
	Работа с клиент-банком (занесение информации по заработной плате)
	Сбор информации по службам для составления авансового отчёта
	Составление авансового отчёта
	Разложить отчёты и документы по папкам, положить папки по местам, выключить компьютер, убрать рабочее место
	Завершение рабочего дня
Всего замерено, из них:
				20дня бухгалтера. Пример заполнения показывает, как можно умело составить хронометраж для работника административно-управленческого звена. Но чтобы понять эффективность затрат времени, нужно понять, что же указано в столбце "индекс процесса". На что тратится время? ПЗП - подготовительно-завершающий процесс. В эту группу относят операции, связанные с подготовкой рабочего места к трудовому дню либо же к завершению трудовой деятельности. ОП - операционный процесс. Сюда входят непосредственно все работы, которые есть в должностной инструкции и сотрудник должен их выполнять. ВО - время на отдых либо личные надобности. Это перерывы в процессе производства, которые регламентированы распорядком рабочего дня. ДП - дополнительные процессы. В этой группе находятся работы, не входящие в ОП, но без них невозможно начинать работу. К примеру, для тех кто работает за станком - это настройка оборудования, подготовка рабочих поверхностей и т.д. НТВ - неоперационные траты времени. В эту группу входит всё то время, которое было потрачено не на рабочий процесс (звонки по телефону с родными, поход в магазин, решение личных вопросов или другое). О чём говорит, приведённая выше фотография рабочего дня? Пример заполнения, указанный выше, можно использовать для анализа загруженности и трудовой эффективности сотрудника. Видно, что неоперационных трат времени нет, минимальное время расходуется на отдых либо личные нужды. Всё остальное время сотрудник тратит на выполнение своих непосредственных обязанностей. Чтобы понять, куда же уходит рабочее время, нужна фотография рабочего дня. Пример заполнения для инженера не будет отличаться от вышеуказанного, так как приведённая форма подходит и для инженерно-технического персонала. Просто виды и названия работ могут отличаться.

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2. Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3. Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4. Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5. Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

. индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

. групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы. Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

. комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

. самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФРД

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1. Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3. Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5. Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6. Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7. Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ФРД

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка , то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени , оптимизировать бизнес-процессы компании , то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1-3). В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно . Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Настоящая фотография проведена 18.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 1.

Ф.И.О. работника: Петрова А. И.

Стаж работы по специальности: 2 года.

Таблица 1. Фотография рабочего дня экономиста
				Оборудование	Примечание
			Включение компьютера
			Уточнение по телефону содержания требуемой информации. Рассылка согласно запросам по электронной почте плановых показателей работы подразделения	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
				Телефонный аппарат
			Сбор необходимой исходной информации для анализа выполнения плановых показателей производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест»	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Анализ выполнения плановых показателей по производству продукции производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» согласно отчетам начальников производственных участков	Компьютер
			Уточнение натуральных и денежных показателей у исполнителей отчетов	Телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Внесение изменений в аналитический отчет по выполнению плановых показателей	Компьютер
			Подготовка аналитических записок руководителю подразделения о целесообразности внедрения новых материалов при производстве продукции	Компьютер
			Выход по личным надобностям, перекур
			Анализ фонда оплаты труда Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» за месяц	Компьютер, телефонный аппарат
			Беседа на личные темы по телефону	Телефонный аппарат
			Планирование фонда оплаты труда на следующий месяц
			Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, телефонный аппарат

С фотографией рабочего дня ознакомлена: экономист Петрова А. И.

__________/Петрова А. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Настоящая фотография проведена 17.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 2.

Ф.И.О. работника: Макарова С. В.

Должность работника: бухгалтер.

Стаж работы по специальности: 13 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 2. Фотография рабочего дня бухгалтера
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
			Включение компьютера, включение сортировки электронных баз данных
			Прием и контроль первичной документации по участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке. Возврат документов, оформленных не в соответствующем порядке, составителям
			Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету
			Подготовка и отправка необходимой информации по себестоимости произведенной продукции в отчетном квартале по запросу руководителя подразделения (выборка, ксерокопирование счетов сторонних организаций, калькуляции себестоимости по видам продукции и др.)	Копировальный аппарат, компьютер, принтер, подключение к Интернету
			Выход по личным надобностям, перекур
			Выполнение работы по бухгалтерскому учету основных средств	Компьютер, принтер
			Обеденный перерыв
			Выполнение работы по бухгалтерскому учету затрат на производство продукции	Компьютер, принтер
			Сверка с поставщиками услуг в телефонном режиме	Компьютер, телефонный аппарат
			Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету
			Сканирование документов по начислению заработной платы и отправка их по электронной почте в главный офис компании	Компьютер, сканер, подключение к Интернету
			Выход по личным надобностям, перекур
			Совещание с руководителем отдела по вопросам изменений в налоговом законодательстве
			Подготовка документов для передачи в архив
			Выключение компьютера и другой аппаратуры, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, сканер, ксерокс

С фотографией рабочего дня ознакомлена: бухгалтер Макарова С. В.

__________/Макарова С. В./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего времени менеджера по закупкам

Настоящая фотография проведена 19.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 3.

Ф.И.О. работника: Сергеев П. И.

Должность работника: менеджер по закупкам.

Стаж работы по специальности: 9 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 3. Фотография рабочего дня менеджера по закупкам
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
			Включение компьютера, принтера, ксерокса	Компьютер, принтер, ксерокс
			Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Запрос у главного склада информации о наличии материалов	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
				Компьютер, принтер, телефонный аппарат
			Обеденный перерыв
			Составление ежемесячного плана закупок	Компьютер, принтер, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
			Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок
			Прием и обработка документов, связанных с закупкой	Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
			Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад	Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат
			Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках	Компьютер, подключение к Интернету
			Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры	Компьютер

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени :

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — ;

ОЛН — ;

НТД — (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1-3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста .

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста
	Описание			Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы			540 мин. (9 ч)
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1 , который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1 , отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам .

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины , так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании .

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

К СВЕДЕНИЮ

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

О. С. Полякова, эксперт

Составление обычно является первым этапом нормирования труда персонала и предназначено для анализа структуры рабочего времени. На следующих этапах нормирования результаты анализа будут использоваться для определения состава нормируемых операций, разработки норм труда и расчёта целевой численности персонала.

Составление карты фотографии рабочего времени предусматривает следующие этапы работы:

• Подготовка к наблюдению.


• Собственно наблюдение процесса работы и фиксация затрат в карте фотографии рабочего времени.


• Обработка карты фотографии рабочего времени.


• Анализ результатов и проработка мероприятий по повышению производительности труда, устранению имеющихся потерь и причин снижения эффективности.

Примером фотографии рабочего времени может стать ситуация, когда ФРВ проводится для улучшения организации труда. В таких случаях фотография рабочего времени должна проводиться без вмешательства и изменения сложившейся практики организации работы. Если же целью составления карты фотографии рабочего времени является определение текущей загрузки работников и разработка планов повышения производительности труда, то ФРВ проводится после реализации заранее запланированных организационных мероприятий по повышению эффективности рабочих процессов.

Индивидуальная карта фотографии рабочего времени пример

Объектом наблюдения при составлении индивидуальной карты фотографии рабочего времени является один рабочий на определённом участке работы.

Этап подготовки к составлению карты фотографии рабочего времени состоит в заблаговременном (за день до мероприятия) ознакомлении с конкретными условиями работы на наблюдаемом рабочем месте.

В день наблюдения нормировщик должен прибыть на рабочее место наблюдаемого сотрудника до начала рабочей смены, и к заполнению карты фотографии рабочего времени приступить ровно в момент начала рабочего дня. Для проведения замеров может использоваться обычный секундомер.

Все результаты наблюдения нормировщик фиксирует в бланке индивидуальной карты фотографии рабочего времени:

• Какие трудовые действия совершает рабочий, их длительность;


• Объем работы, выполненный в результате каждого трудового действия;


• Перерывы в работе, их длительность и причины;

Каждому замеру (действию или перерыву) присваивается специальный индекс, обозначающий категорию затрат рабочего времени.

Пример фотографии рабочего времени, карта наблюдения

Пример карты фотографии рабочего времени – свод одноименных затрат

В разделе карты фотографии рабочего времени «Свод одноименных затрат» суммируются данные по каждой зафиксированной операции – затраты времени с указанием соответствующего индекса.

Следующим шагом является анализ результатов заполнения карты фотографии рабочего времени. На данном шаге определяются потери рабочего времени, устанавливаются причины нерациональной организации труда, планируются действия по повышению производительности труда.

Карта фотографии рабочего времени – пример баланса рабочего времени

В результате сравнения фактического и проектируемого балансов рабочего времени могут рассчитываться приведённые ниже коэффициенты:

Коэффициент использования рабочего времени:

Коэффициент использования оборудования:

Коэффициент потерь рабочего времени по вине самого работника:

Также по результатам анализа карты фотографии рабочего времени определяется потенциал повышения производительности труда путем устранения нерациональных операций и потерь рабочего времени:

Анализ карты фотографии рабочего времени завершается подготовкой организационных мероприятий по устранению причин снижения производительности труда.

Групповая карта фотографии рабочего времени – пример

При выполнении работы бригадой рабочих целесообразно составлять карту фотографии рабочего времени в групповом формате. Если количество наблюдаемых не превышает трёх человек, то порядок наблюдений и замеров тот же, что и при составлении индивидуальной карты фотографии рабочего времени.

В случае большего количества наблюдаемых нормировщик может не успеть зафиксировать все выполняемые ими действия. В таких случаях для составления групповой карты фотографии рабочего времени применяется иной способ записи данных.

Пример групповой карты фотографии рабочего времени

Групповая карта фотографии рабочего времени имеет количество столбцов, равное числу наблюдаемых работников. В графе «Текущее время» указывается последовательность интервалов наблюдения (через 1, 2 или 3 минуты). Например, при наблюдении до пяти работников целесообразно делать записи через каждую 1 минут, при 6-10 сотрудниках – через каждые 2 минуты, при 11-15 наблюдаемых человек – через каждые 3 минуты. В ячейках таблицы указываются индексы затрат рабочего времени: ОН – ожидание наладки, ПР – получение работы, ОР – ожидание работы, ОМ – обслуживание рабочего места, РС – ремонт станка, ОПР – опоздание на работу и так далее.

Обработка групповой карты фотографии рабочего времени проводится по тем же принципам, что и обработка индивидуальной карты. Составляется сводка одноименных затрат, затем готовятся выводы по фактическому использованию рабочего времени и планируются организационные мероприятия по повышению производительности труда.